¿Qué es un documento y cómo se define desde la perspectiva histórica y archivística?

Un documento se entiende, en un sentido amplio y genérico, como una expresión del pensamiento registrada por medio de signos gráficos sobre un soporte material. Derivado del latín documentum, que proviene de docere (enseñar o instruir), el término engloba cualquier testimonio material de un hecho o acto realizado por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. A lo largo del tiempo, este concepto ha evolucionado desde el ámbito estrictamente diplomático y jurídico hasta abarcar múltiples soportes en la archivística moderna.

¿Cómo define la disciplina diplomática al documento?

En el campo de la diplomática, el documento es considerado equivalente a un diploma, carta u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, primordialmente de carácter histórico. Asimismo, representa cualquier testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurídica que ha sido redactado observando ciertas formalidades específicas. Estas formalidades tienen el propósito fundamental de conferirle autoridad formal, fe pública y plena fuerza probatoria a lo establecido en el escrito.

¿Qué caracteriza a un documento de archivo según la archivística?

Desde la perspectiva de la archivística institucional, el concepto adquiere matices específicos orientados a la gestión y conservación. De acuerdo con el Diccionario de Terminología Archivística elaborado por la Dirección de Archivos Estatales Españoles, un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto llevado a cabo en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Estas unidades se ajustan a características tanto materiales como formales bien definidas y se conservan de manera deliberada para su posterior consulta o como instrumento de prueba.

¿De qué manera influyen el soporte material y las características informáticas en su clasificación?

Tradicionalmente, el medio físico predominante para albergar información ha sido el papel, empleando tinta manuscrita o procesos mecánicos como máquinas de escribir e impresoras. Sin embargo, en la informática contemporánea, un documento se asocia estrechamente con un archivo digital dotado de atributos específicos. Este contenedor digital almacena datos textuales o gráficos creados por un usuario mediante aplicaciones informáticas en computadoras o dispositivos móviles, asignándole un nombre y formato para su almacenamiento en directorios y unidades de memoria.

¿Cuáles son las diferencias entre documentos textuales y no textuales?

La naturaleza del soporte material permite dividir los documentos en dos grandes categorías fundamentales. Por un lado, los documentos textuales son aquellos cuya información se encuentra redactada de forma escrita sobre un soporte de papel. Por otro lado, los documentos no textuales pueden contener texto, pero su rasgo distintivo radica en el empleo de soportes diferentes al papel, ya que están concebidos específicamente para ser percibidos a través de la vista, el oído o mediante la manipulación directa de objetos físicos.

¿Cómo se clasifican los documentos según sus características de contenido e información?

Atendiendo a su carácter informativo y al tratamiento que han recibido por parte de sus autores o editores, los documentos se organizan en tres niveles principales. Los documentos primarios contienen información original y directa generada por el autor sin haber atravesado procesos de transformación analítica, tales como libros, tesis doctorales y revistas científicas. Los documentos secundarios derivan del tratamiento aplicado a los primarios, cumpliendo funciones de referencia a través de bibliografías, catálogos e índices. Finalmente, los documentos terciarios sintetizan o organizan la información contenida en los secundarios.

Sources & Further Reading

• Martínez de Sousa, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. Ediciones Pirámide, 1989.
• Ministerio de Cultura. Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales, 1993.